1. Respekt for bidragyders integritet og handlefrihed – den glade giver

1.1. Organisationer der bruger frivillige indsamlere til landsindsamlinger og lign., skal formulere retningslinier for vejledning/oplæring/brug af indsamlere.

DEM laver ikke egentlige landsindsamlinger som henvender sig til den brede offentlighed.

En gang om året opfordrer DEM dog sine venner/givere til at gå til venner og bekendte med en indsamlingsliste for at indsamle en årsmødegave til DEM. Enhver DEM-ven (dvs. personer registreret i DEMs database) kan være listebærer. DEM registrerer hvem der har modtaget en indsamlingsliste, og at både liste og det indsamlede beløb bliver sendt til DEM. DEM sender efterfølgende en gavekvittering til de givere som ønsker at få en sådan. Listebærere udstyres som minimum med DEMs præsentationsfolder til egen og evt. bidragyderes orientering.

1.2. Organisationer der foretager indsamling blandt børn, og/eller bruger børn som indsamlere, skal udarbejde en begrundelse for det, ligesom der skal formuleres retningsliner for det.

DEM samler ikke ind blandt børn og bruger ikke børn som indsamlere.

Dog sker det at fx søndagsskoler og børneklubber samler ind blandt deres børn og sender det indsamlede beløb som gave til DEM. I disse tilfælde påhviler ansvaret for vejledning mv. af børnene ikke DEM, men de pågældende foreninger/klubber. DEM stiller dog gerne information om DEMs arbejde til rådighed for lederne i børnearbejdet.

1.3. Vedrørende ansættelse af børn henholder vi os til gældende lovgivning.

1.4. Organisationer der bruger eksterne fundraisere, skal formulere retningsliner for telefonfundraising, face to face fundraising/direct dialogue og andre fundraisingområder.

DEM anvender telefonfundraising blandt nuværende og potentielle givere i DEMs database og til målgrupper uden for DEMs database (ud fra adresseoplysninger som kan fås på lovlig vis). Nogle gange foregår opringningen med forudgående brev, andre gange ikke. Det afhænger af målgruppe, formålet med oprigningen mv.

Sekretariatet står selv for en lille del af DEMs telefonfundrasing, men anvender oftest ekstern konsulent. I begge tilfælde sker det efter følgende retningslinier:

Personen der foretager opringningerne

• skal have/gives et godt kendskab til DEM og det konkrete projekt/arbejde der samles ind til.
• skal ringe efter samtalemanuskript skrevet/godkendt af DEM.
• skal gennemføre en høflig telefonsamtale uden at lægge pres på nogen.
• skal behandle informationerne fortroligt.

I tilfælde af at andre fundraisingaktiviteter iværksættes, vil tilsvarende overordnede retningslinier gøre sig gældende.

1.5. Organisationer der ønsker at indgå i et sponsorsamarbejde, skal formulere deres kriterier for et sådant samarbejde.

DEM har ikke i øjeblikket planer om at indgå et sponsorsamarbejde, men hvis der indgås et sponsorsamarbejde, er kriterierne for samarbejdet at

• sponsorsamarbejdet skal placeres diskret i DEMs blade og på DEMs hjemmeside
• sponsoren ikke har direkte indflydelse på hvad pengene fra sponsoratet anvendes til
• sponsorens egen virksomhed/person ikke bringer DEM i miskredit
• sponsoren må anvende DEMs logo i sin egen markedsføring
   

2. Offentlighed og åbenhed om formål, ledelse og økonomi – den åbne dørs princip

2.1. Enhver organisation skal formulere den overordnede målsætning for organisationens virke og hvilke strategier den vil tage i anvendelse for at nå den overordnede målsætning.

DEMs bestyrelse har i 2001 formuleret en målsætning for DEMs arbejde. Målsætningen er tilgængelig på DEMs hjemmeside og udleveres ved henvendelse til sekretariatet.

Målsætningen indeholder en antydning af hvilke strategier DEM vil anvende for at nå målene. DEM har netop taget hul på processen med at formulere disse strategier i detaljer.

2.2. Organisationen skal beskrive hvordan den vil udføre sit virke, så den får mest mulig værdi for hver anvendt krone inden for sit formål og de valgte aktiviteter.

DEMs bestyrelse følger på seks årlige bestyrelsesmøder og to årlige forretningsudvalgsmøder arbejdet tæt, så DEM får mest mulig værdi for budgettet. Budget og regnskab revideres af statsautoriseret revisor og godkendes og vedtages af bestyrelsen.

Den daglige økonomistyring varetages af generalsekretæren.

Der tilstræbes følgende økonomiske fordeling af arbejdet i Afrika og Danmark: 60 % i Afrika og 40 % i Danmark. Det bemærkes at arbejdet i DK ikke er identisk med administration, men også indeholder vedtægtsbestemt arbejde som forkyndelse og oplysningsarbejde.

2.3. Organisationen skal overveje om det er relevant i forhold til organisationens drift at organisationsdiagrammet er offentligt tilgængeligt (fx på organisationens hjemmeside, informationsavis og lign.), således at enhver kan få overblik over beslutningskompetencer. Til diagrammet kan man knytte oplysende bemærkninger om samarbejdsstrukturer.

DEM vurderer at det ikke er relevant at offentliggøre organisationsdiagrammet da strukturen er ganske enkel med en bestyrelse og en generalsekretær som øverste ledelse. Alle DEMs medarbejdere refererer til generalsekretæren, dog refererer udstationerede medarbejdere i dagligdagen til missionssekretæren. Nærmere retningslinier herfor fremgår af DEM personalehåndbog for udstationerede medarbejdere. Håndbogen udleveres ved henvendelse til sekretariatet.

2.4. Det skal overvejes om ledelsens og bestyrelsesmedlemmernes øvrige hverv og kompetencer skal være offentligt tilgængeligt, bl.a. relevante tillidshverv i andre organisationer, ligesom det skal fremgå om bestyrelsesmedlemmerne arbejder frivilligt eller bliver aflønnet.

DEM vurderer at det ikke er relevant at offentliggøre ledelsens og bestyrelsesmedlemmer øvrige bestyrelseshverv da det kun har et begrænset omfang. Alle DEMs bestyrelsesmedlemmer arbejder frivilligt i bestyrelsen og bliver ikke aflønnet.

2.5. Der skal formuleres en politik for de frivilliges rettigheder, forpligtelser og opgaver i organisationen.

Enhver der anmoder herom, er medlem af DEM hvis den pågældende i sidste hele kalenderår har støttet arbejdet med mindst 200 kr. (DEMs vedtægter §4). DEMs medlemmer har stemmeret på årsmødet, som er DEMs øverste myndighed (§5), og kan opstile kandidater til valg af bestyrelsesmedlemmer (§6).

Ethvert medlem der skriftligt har erklæret sig villig til at påtage sig hvervet i loyalitet mod DEMs formål, og som er medlem af Den danske Folkekirke, er valgbar til DEMs bestyrelse (§6).

DEM har et landsudvalg til støtte for DEMs arbejde. Landsudvalget har 40 medlemmer som udpeges af DEMs bestyrelse, og mødes en gang om året (§9). Medlemmerne er frivillige (dvs. ulønnede) ressourcepersoner og betragtes som ambassadører for DEM og inspirationskilder for/konstruktive kritikere af DEMs arbejde (§10).

DEM har et korps af frivillige mødemedarbejdere (fx hjemvendte DEM-udsendinge, medlemmer af bestyrelsen og landsudvalget) som deltager i DEMs oplysende og forkyndende mødevirksomhed i Danmark. En frivillig mødemedarbejder får ikke udbetalt løn eller honorar, men får godtgjort sine transportudgifter i forbindelse med de møder vedkommende holder for DEM (rejseudgifter efter regning eller kørselsgodtgørelse efter statens gældende takster).

Som frivillig mødemedarbejder må man kunne repræsentere DEM loyalt, både hvad angår teologi og arbejdsmæssige prioriteringer.

DEMs genbrugsbutikker i Danmark drives udelukkende af frivillige/ulønnede medarbejdere.

DEM har repræsentanter i genbrugsbutikkernes bestyrelser.

For alle slags frivillige i DEM gælder det at de alene har stemmeret på DEMs årsmøde hvis de er personlige medlemmer af DEM.

2.6. Det skal overvejes at formulere en politik med hensyn til arbejdsforhold, produktionsmetoder og miljøpolitik samt organisationens eventuelle engagement i det rummelige arbejdsmarked.

DEM har vurderet at det pga. organisationens arbejdsform og størrelse ikke er relevant at formulere en politik for disse forhold.

2.7. Det skal overvejes at formulere hvilke krav organisationen evt. stiller til sine samarbejdspartnere og underleverandører med hensyn til produktionsmetoder, løn, arbejdsvilkår, miljøpolitik m.m.

DEM forventer af sine samarbejdspartnere at de lever op til gældende lovgivning i deres hjemlande og giver deres ansatte rimelige løn- og arbejdsforhold i forhold til den lokale kontekst.

DEM forventer at underleverandørerne lever op til gældende dansk lovgivning og giver deres ansatte rimelige arbejdsforhold.

2.8. Det skal overvejes at formulere og offentliggøre en informationspolitik: Hvad kan man få at vide, hvornår, hvordan og af hvem?

DEMs informationspolitik består af følgende principper:

Generelt er det DEMs generalsekretær og bestyrelsesformand der tegner DEM udadtil og kan udtale sig på DEMs vegne. Generalsekretæren varetager den første kontakt udadtil og inddrager bestyrelsesformanden efter behov. Den jævnlige kontakt til pressen om uproblematiske sager (fx pressemeddelelser) varetages dog af redaktionssekretæren.

DEMs udstationerede medarbejdere tilskyndes til at give interviews om det arbejde de er engageret i, om samarbejdskirkerne og om tjenestelandet, idet man dog af sikkerhedsmæssige årsager bør afholde sig fra at udtale sig om politiske forhold i tjenestelandet. Med den enkelte undtagelse er det et generelt princip at der hersker frihed for ansatte til at give udtryk for egne holdninger i pressen og dagsaktuelle debatter.

Generelt gælder at DEM vil bestræbe sig på at være en så åben og gennemsigtig organisation som muligt. Alt hvad der ikke handler om personsager eller er ”fortroligt-stemplet”, kan i princippet offentliggøres.

2.9. Organisationen skal beskrive hvordan den vurderer principperne i de internationale menneskerettigheder, og hvilken betydning disse principper har for organisationens samarbejde med andre organisationer ikke mindst i lande der ikke hylder de danske frihedsidealer.

DEM kan tilslutte sig principperne i de internationale menneskerettigheder, så længe de ikke er i modstrid med de bibelske principper. Gennem samarbejdskirker i Etiopien, Liberia og Botswana har DEM relationer til lande hvor de danske frihedsidealer ikke hyldes. I det omfang samarbejdskirkerne ikke lever op til menneskerettighederne og frihedsidealerne vil DEMs bestyrelse overveje hvilke konsekvenser det evt. bør få for samarbejdet.

3. Troværdighed vedrørende formål, indsamling og brug af indsamlede midler – den redelige kommunikation

3.1. Organisationen skal udarbejde instrukser vedr. administrationsudgifter, fx repræsentation, brug af betalingskort, kørsels- og rejseaktivitet eller lignende. Det væsentligste er at definere begreberne og bestemme hvem der har ansvar for hvad, samt formulere eventuelle maksimumbeløb.

Instruksen for arbejdsrelateret kørsel og rejser i DEM siger: Så billigt som muligt, men sikkert og med acceptabel rejseplan. Evt. optjente bonuspoint er DEM uvedkommende, og evt. udgifter til fortæring under rejsen påhviler den ansatte selv.

Alle forslag og beslutninger med økonomiske konsekvenser skal aftales med generalsekretæren der i princippet også skal godkende alle beslutninger. Generalsekretæren har bemyndigelse til at bruge midler så længe det ligger inden for budgettet, men kan dog altid og især ved større beløb rådføre sig med bestyrelsen vedr. budgetoverskridelser eller ekstrabevillinger. 

3.2. Organisationen skal gennemtænke en politik for sine administrations- og lagerfaciliteter, eventuelle butikker, rådgivningscentre, distriktskontorer m.m. Hvilke overvejelser ligger bag valg af henholdsvis eje eller leje løsningen? Kriterier for indretning af administrationsfaciliteter.

DEM ejer ikke fast ejendom i Danmark.

I Danmark har DEM valgt at leje lokaler til sekretariatet i Ydre Missions Hus (YMH) som er et kontorfællesskab i Christiansfeld etableret af fire missionsselskaber i 1973. YMH ledes af en selvstændig bestyrelse med repræsentanter fra de fire selskaber og et forretningsudvalg bestående af de fire selskabers generalsekretærer.

I YMH har DEM adgang til tidssvarende faciliteter og service (fx telefonomstilling, internet-opkobling, kopimaskiner/printere, intern it-medarbejder) til en lavere udgift end hvis DEM skulle etablere et selvstændigt sekretariat. YMH giver også de p.t. fire medarbejdere på DEMs sekretariat mulighed for kollegialt fællesskab med en stor flok medarbejdere med lignende arbejdsopgaver.

Den 1. januar 2003 etablerede YMH et Fælleskontor hvis medarbejdere varetager forskellige servicefunktioner i huset og den del af DEMs og de øvrige selskabers administration som har med økonomi at gøre.

Kriteriet for indretning af de enkelte kontorer på DEMs sekretariat er dels at leve op til lovgivningen vedr. arbejdsmiljø, og dels at imødekomme den enkelte medarbejders behov så vidt det er rimeligt og økonomisk muligt.

DEMs genbrugsbutikker har til huse i lejede lokaler.

DEM har ikke haft økonomi til at købe fast ejendom i Danmark, f.eks. til genbrugsbutikker, men der foreligger ikke nogen principiel beslutning om at DEM ikke må eje fast ejendom. 

I Afrika har DEM også til huse i lejede boliger, da det ikke er tilladt udlændinge og herunder udenlandske organisationer at eje fast ejendom i de lande, hvor vi har samarbejdsaftaler med de lokale kirker. Dog har DEM ifølge aftale med samarbejdspartneren EECMY i Etiopien betalt for opførelsen af et hus på en grund der ejes af kirken.

3.3. Organisationen skal formulere kriterier for løn- og personalepolitik.

Alle DEMs ansatte får inden ansættelsesstart en ansættelseskontrakt der lever op til gældende lovgivning.

DEMs løn- og personalepolitik for udstationerede medarbejdere fremgår af DEMs personalehåndbog for udstationerede medarbejdere. Personalehåndbogen udleveres til alle ved henvendelse til sekretariatet.

Medarbejdere i Danmark er aflønnet efter kvalifikationer. Personalehåndbog hvoraf detaljeret løn- og personalepolitik skal udarbejdes.

3.4. Organisationen skal udarbejde regler for investering og placering af organisationens formue.

DEMs formue er negativ p.t. hvorfor det er mest relevant at nævne at DEMs låntagning og opnåelse af kredit skal ske til den lavest mulige rente der kan opnås under ansvarlige og rimelige vilkår.

DEM har en målsætning om at oparbejde en mindre egenkapital så det ikke vil være nødvendigt at trække på en kassekredit i løbet af året.

Ellers er det generelle princip at placering af DEMs formue skal ske efter et forsigtighedsprincip hvor risici så vidt muligt undgås, men hvor der samtidig sikres et rimeligt afkast. Generalsekretæren har bemyndigelse til i kortere perioder at flytte overskydende likviditet til konti med bedre afkast end kassekreditten. Eventuel længerevarende placering af formue vedtages af bestyrelsen.

Vedtaget på DEMs bestyrelsesmøde den 26. april 2005